Überfordert von der Arbeit? Ist einfach immer viel zuviel zu tun und kein Ende in Sicht? Was du dagegen tun kannst und wie du den subjektiven Eindruck objektivierst, erfährt du hier.
Eine allgemeine Überlastung, der ständige Druck zur Produktivitäts- und Effizienzsteigerung in allen Bereichen – all das hat besonders Wissensarbeiter in den letzten Jahren immer intensiver gefordert. Vor allem jene, deren Arbeit nicht klar in KPIs wie Umsätzen, Produktionsleistung oder anderen klar numerisch darstellbaren Kennzahlen messen lässt – vorrangig also Kreativleistende, Marketeers und Mediengestalter.
Diese allgemeine – gefühlte und reelle – Überlastung ist es also, die immer mehr Menschen an ihren Jobs zweifeln lässt, in den schlimmsten Fällen sogar ins Burn-Out treibt. Der ruf nach mehr Personal wird laut, schließlich ist die Arbeit sonst nicht mehr zu bewältigen und außerdem hatte man in den letzten Jahren schon keine Aufstockungen vorgenommen. So oder so ähnlich klingen die Argumente der KollegInnen. Aber Vorsicht: das klingt meist doch nach einer zu einfachen Wahrheit.
Aus meiner Sicht gibt es zwei Stellschrauben, an denen man in arbeitstechnischen Überlastungssituationen drehen kann: Workload und Workstyle.
Workload – oder: WAS ist zu tun.
In aller Kürze: Dein Workload sind die Aufgaben, die du erledigen musst. Die absolute Definition dessen, was du leistest, was positionsrelevant ist und was auch von dir erwartet wird (zB lt. Jobbeschreibung oder Zielvereinbarung mit deinem Vorgesetzten).
Die Workload ist also die absolute Metrik, wieviel zu tun ist. Ist sie zu hoch, bist du effektiv überfordert und musst deine Workload reduzieren, zum Beispiel durch Aufgabenumverteilung.
Sie ist zu einem bestimmten Teil auch immer fremdbestimmt – egal ob du Selbstständiger, Angestellter, Führungskraft oder Unternehmenseigner bist. Irgendeinen Stakeholder hast du immer, der Erwartungen an dich stellt. Vom Kunden über Vorgesetzte bis Kollegen. Eine Reduktion der Workload ist also immer auch eine kooperative Angelegenheit, bei der du dich mit einem Gegenüber austauschen musst.
Aber Vorsicht: der Ruf nach mehr personeller Unterstützung oder Aufgaben einfach abzuschieben ist jetzt eine zu einfache Wahrheit!
Die Workload wird nämlich durch einen zweiten Aspekt ganz massiv beeinflusst und getrieben, und dieser heißt Workstyle.
Workstyle – oder: WIE ist etwas zu tun.
Die gute Nachricht zuerst: Um den Workstyle zu beeinflussen brauchst du meist niemanden, hier kannst du ganz allein deine Organisation in die Hand nehmen.
Die schlechte Nachricht: Hier kannst du ganz allein deine Organisation in die Hand nehmen.
WIE genau deine Tätigkeiten abzulaufen haben, liegt meist in deiner Hand, genauso, wie du sie dir zeitlich organisierst. Und hier beginnt auch schon das Problem: niemand von uns hat – seit es in der Schule oder im Studium – so wirklich gelernt, was es heißt uns zu organisieren. Und in der immer komplexer werdenden Arbeitswelt bauen hier jetzt natürlich ein Defizit aus, das sich über die Zeit immer stärker vergrößert.
Daher ist es absolut essentiell, sich als Wissensarbeiter mit Themen wie persönlicher Organisation, Systemoptimierung oder auch Prozessorganisation zu beschäfitgen und zu versuchen, sich stetig auch ein gewisses Stück weiterzuentwickeln. Ich sage hier nicht, dass wir alle bis aufs letzte Quentchen optimierte Persönlichkeiten werden müssen, vielmehr soll sich dadurch eine Work-Life Balance einstellen, die den Begriff auf verdient hat.
Stellschrauben gibt es hier viele, von der Re-Organisation seiner Kommunikation (Inbox Zero, Kanalwahl, etc.) bis hin zur Bewältigung seiner einzelnen Tätigkeiten.
Deinen Workstyle zu finden hilft dir, besser mit deinen Aufgaben umzugehen, dich nicht ständig überlastet und überfordert zu fühlen und die Workload besser zu bewältigen.
Und welche Möglichkeiten mir hier geholfen haben mich als – absolut nicht ordnungsliebender Mensch – in meinem Arbeitsalltag zu organisieren, erfährst du in den nächsten Beiträgen dieser Serie!
